各培养单位：

根据山东省教育厅建立学生学籍档案的要求，为完善研究生新生学籍信息，学校开展2021级研究生新生《学籍档案卡》建档工作。

一、工作安排

本次图像信息采集数据用于建立研究生图像信息库，为新生入学资格审核、门禁系统、研究生管理信息系统、全国大学生英语四六级考试、普通话考试等工作提供电子图像，纸质照片用于学生学籍档案卡。请各培养单位务必通知到2021级每一位研究生，按时参加信息采集。有关注意事项如下：

（一）全日制研究生

1.下载学籍档案卡（学生：个人登录研究生管理信息系统，点击个人管理→→→学籍个人情况；学院：登录研究生管理信息系统，点击学籍→→→综合处理管理→→→学籍卡和情况登记表）并打印，手动填写完成后交给各培养单位。请注意：学籍档案卡采用本次采集的新照片，导出的材料自动带有的照片，请删除。

2.照片部分：全日制研究生以班级为单位进行统一采集，本周四下午1:00开始进行，费用由研究生院承担。采集照片前会有入学信息核对环节，请所有研究生携带身份证进行刷卡核对。

3.为保证信息采集的现场秩序，各培养单位组织本单位研究生按时到指定地点集合，按照《2021级研究生图像信息采集分组安排表》（附件1）中的顺序组织排队，不得随意交换前后顺序，否则研究生照片会出现不一致的情况。

4.照片纸质版洗出后由各学院领回并逐一核对，核对无误后粘贴照片；如照片与研究生信息不一致，及时反馈给研究生院。

（二）非全日制研究生

由各培养单位联系并负责非全日制研究生的学籍建档相关工作，要求如下：

1.研究生下载学籍档案卡并打印，手动填写完成后，用扫描仪或复印一体机扫描生成PDF电子文件，并以“身份证号+姓名”命名。

2.研究生按照片注意事项（附件2）拍照，以“身份证号+姓名”命名照片，将学籍档案卡PDF电子文件与照片电子版，发给各培养单位联系人。

3.各培养单位负责非全日制研究生照片粘贴工作。

4.9月27日前，各培养单位将非全日制研究生自行采集的电子照片发到培养办公室邮箱pyk@sdut.edu.cn。

二、注意事项

1.《学籍档案卡》正反面打印，一式2份，照片必须为彩色，毕业时一份装入研究生毕业档案，一份暂由各培养单位保存。

2.学制填写：博士学制4年，硕博连读研究生学制5年，非全日制艺术类研究生学制4年，其他学科或专业领域硕士研究生学制3年；

3.《学籍档案卡》由研究生本人使用黑色或蓝黑色钢笔、中性笔填写；

4.各培养单位请务必审核，确保《学籍档案卡》贴的照片与录取登记表中的照片均为研究生本人。

附件1：2021级研究生图像信息采集分组时间安排表.xlsx

附件2：图像信息采集注意事项.doc

研究生院    

党委研究生工作部

2021年9月14日