各研究生培养单位：
为确保归档工作的高效、及时和归档案卷的齐全、完整，现将2022年归档工作有关事宜通知如下：
一、归档范围及时间
归档范围为2021年6月和12月授予学位的博士、硕士研究生学位论文及评审材料等。
归档截止时间：2022年6月15日。
二、归档流程
工作内容见下表，流程参见附件1。
序号 | 工作内容 | 责任人 | 工作要求 |
1 | 录入档案 | 单位档案管理员 | 录入完成后立即联系学位助理审核录入信息 |
2 | 打印卷内文件目录，提交所有纸质材料 | 单位档案管理员 | 学位助理审核纸质材料并反馈结果 |
3 | 修改完善纸质材料 | 单位档案管理员 | 学位助理再次审核 |
4 | 档案审核 | 档案馆老师 | 审核反馈信息 |
5 | 档案系统提交审核 | 学位助理 |
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6 | 打印装订 | 单位档案管理员、学位助理 | 拆除订书针，左低对齐，采用三孔一线法装订 |
7 | 档案移交 | 单位分管老师 | 须本单位分管老师完成，移交时间尽量早 |
三、归档要求
1. 各单位应高度重视文件材料的收集归档工作。各立卷单位档案工作分管领导应及时部署档案归档工作；兼职档案员应及时按照要求做好立卷归档工作，并确保归档材料的规范、系统、齐全、完整。
2. 归档材料必须为加盖公章的原件，要求字迹清晰、干净整洁、无圈画修改、未作任何标记、不含订书钉等金属物。如有附件，应一并归档。
3. 在归档纸质档案材料的同时，应将电子版档案材料一并归档，并确保纸质材料和电子文件的一致性。电子档案材料应在转换为PDF格式后，再上传归档。
4. 教学档案中的录取表、成绩表、学籍表、调配表、学历学位信息登记表、考研试题等材料在网上立卷时，需在卷内文件目录的“文件字号”等字段录入相关信息，著录规则详见附件1。
5. 归档材料不要遗漏，须根据2021年6月和12月授予学位的博士、硕士研究生名单，逐一录入信息。
四、其他
各单位如有新的老师或同学参加研究生学位档案归档，请加入工作群632695587，二维码见下图。
研究生工作部
2022年4月25日
山东理工大学研究生
山东理工大学